Jak zapewnić poparcie działu IT dla transformacji listy płac

Przestarzałe podejście czy nowe rozwiązania? Nowe spojrzenie na wynagrodzenia

Jeśli próbujesz przekonać współpracowników z działu IT do projektu transformacji listy płac, możesz spotkać się z pytaniem „dlaczego mamy coś zmieniać?”. Odpowiedź, jak to zostało podkreślone w tym bezpłatnym przewodniku ADP, jest taka, że firmy nie mogą już dłużej pozwolić sobie na ignorowanie kwestii związanych z listą płac, jeśli próbują obniżać koszty i zwiększać efektywność operacyjną.

Ze względu na COVID-19 66% pracowników podejmujących decyzje skoncentrowało się na optymalizacji kosztów, a 34% dało priorytet efektywności operacyjnej¹

Na dzisiejszym rynku usprawnienie funkcji obsługi listy płac ma głęboki sens biznesowy: zapewnia elastyczność działania, wspiera zadowolenie pracowników, a jednocześnie gwarantuje efektywność infrastruktury cyfrowej i uzyskanie zgodności z przepisami. Tymczasem interesariusze z działu IT Twojej firmy prawdopodobnie przedstawią rygorystyczną listę kontrolną z wymaganiami wobec rozwiązania płacowego.

Optymalizacja listy płac

Gdy już wiemy, jak wygląda idealne rozwiązanie do obsługi płacowej, następnym krokiem do uwolnienia ukrytego potencjału listy płac jest jej optymalizacja. Oznacza to migrację listy płac do cyfrowego rozwiązania płacowego. Ten krok sam w sobie będzie wymagał zaangażowania szerszych zespołów w firmie, w tym działu IT. Niezależnie od tego, czy zdecydujesz się na outsourcing obsługi listy płac, czy powierzysz te zadania wewnętrznej jednostce firmy, pracownicy IT będą kluczowi we wspieraniu tego przejścia.

Gdy lista płac zostanie zoptymalizowana, zespoły IT będą mogły skupić się na bardziej istotnych zadaniach, takich jak wdrażanie aktualizacji, zarządzanie bezpieczeństwem danych i integracja listy płac z innymi rozwiązaniami HR.

Jak transformacja listy płac wspiera cele działu IT

Istnieje wyraźne uzasadnienie biznesowe dla modernizacji listy płac. Jak zatem migracja listy płac do chmury lub do bardziej sprawnego dostawcy usług może pomóc w realizacji szerszych celów działu IT?

Czas wyjść poza firmę

Sugestia, jaka pojawia się w trakcie rozważania transformacji listy płac, jest taka, aby wystrzegać się bezczynności. Przeciętna międzynarodowa firma obsługuje 32 różne systemy płacowe, co prowadzi do wysokich kosztów personelu, złożoności systemu i braku integracji.⁶  Utrzymywanie listy płac w firmie okazuje się kosztowne i niepraktyczne. Przeciążony personel próbuje poruszać się z zachowaniem zgodności z przepisami, starając się jednocześnie utrzymać ciągłość działania, bezpieczeństwo danych i dokonując częstych aktualizacji systemu z pomocą dostawców zewnętrznych.

Przy przenoszeniu usług do chmury należy upewnić się w kwestii wyboru renomowanego dostawcy, takiego jak ADP, który może dostarczyć rozwiązanie dostosowane do poziomu obsługi, jakiego potrzebuje Twoja firma.

"Przejście do chmury dało nam większą elastyczność. System można rozbudowywać lub zmniejszać zgodnie z naszymi potrzebami biznesowymi, a poszerzenie możliwości chmury nie wymaga tak dużych nakładów."

Steve Drury, Kierownik Działu Płac, Cargill ⁷

Ryzyko czy bezpieczeństwo

Absolutnie kluczowa jest migracja listy płac do uznanego dostawcy, który poważnie podchodzi do kwestii bezpieczeństwa. Kwestie bezpieczeństwa są automatycznie zintegrowane z oprogramowaniem płacowym ADP, a spełnianie wymogów zgodności z przepisami nie spędza już snu z powiek. Inne cechy związane z bezpieczeństwem, na które warto zwrócić uwagę u wybranego dostawcy, to między innymi:

• Dedykowani specjaliści ds. bezpieczeństwa, ryzyka i prywatności do dyspozycji klientów w celu ochrony funkcjonowania ich firm
• Całodobowe wsparcie w zakresie bezpieczeństwa ze strony szeregu centrów reagowania na zdarzenia krytyczne, przez 365 dni w roku
• Stałe monitorowanie danych przez specjalistów w przypadku wystąpienia podejrzanej aktywności

Kwartalne poprawki bezpieczeństwa dla oprogramowania w chmurze

Dodatkowe koszty czy oszczędności?

Rozwiązania płacowe w chmurze wymagają początkowej inwestycji, ale w dłuższej perspektywie są bardziej opłacalne niż rozwiązania stacjonarne. Migracja listy płac może szybciej przynieść znaczące korzyści. Jeśli więc pojawia się wątpliwość, czy podjąć się tego wyzwania, warto rozważyć poniższe fakty:

• Firmy, które przeszły z rozwiązania lokalnego na rozwiązanie ADP w chmurze, uzyskały oszczędności między 15 a 35%⁸
• Według badania Forrester Consulting mającego na celu ocenę całkowitego wpływu ekonomicznego (TEI) rozwiązania ADP Global Payroll, firmy mogą uzyskać zwrot z inwestycji (ROI) w wysokości 134% i zwrot nakładów w ciągu 12 miesięcy⁹

Argumenty przemawiające za konsolidacją

Zamiast wielu systemów płacowych przyszłościowym rozwiązaniem dla Ciebie i Twoich współpracowników z działu IT może być jedno proste, skalowalne rozwiązanie płacowe. Dzięki ujednoliconemu przetwarzaniu globalnej listy płac każdy indywidualnie oraz w większych zespołach ma jeden widok z danymi pracowników na całym świecie. Pamiętaj, aby wybierać dostawcę z usługami dostosowanymi do potrzeb, które będą rozwijać się wraz z Twoją firmą i jej zasięgiem geograficznym. Inne korzyści wynikające z konsolidacji to:

• Efektywność kosztowa jednej globalnej listy płac
• Łatwiejsze wprowadzanie aktualizacji i poprawek bezpieczeństwa
• Bezproblemowa wymiana danych między krajami bez wsparcia działu IT w kwestii RODO
• Prosta integracja z innymi systemami zarządzania kapitałem ludzkim (HCM)
• Niższe ryzyko naruszenia bezpieczeństwa wobec jednej globalnej listy płac niż w przypadku wielu systemów lokalnych
• Mniejsze zapotrzebowanie na zewnętrznych dostawców usług płacowych i HR dzięki szkoleniu wdrożeniowemu i zasobom serwisowym

Wybór odpowiedniego dostawcy do obsługi listy płac w świetle celów działu IT

Niezależnie od tego, czy szukasz nowego dostawcy usług płacowych, czy też oceniasz swoje obecne rozwiązania, spróbuj zadać następujące pytania:

• Czy wybrane oprogramowanie płacowe jest dostępne w chmurze?
• Czy wybrane oprogramowanie płacowe oferuje zaawansowane funkcje bezpieczeństwa?
• Czy wybrany dostawca usług płacowych wspiera wdrożenie?
• Czy wybrane oprogramowanie płacowe oferuje zaawansowane funkcje, takie jak automatyzacja procesów?
• Czy wybrane rozwiązanie płacowe można zintegrować z oprogramowaniem HCM?
• Czy wybrane rozwiązanie płacowe jest w stanie wspierać inicjatywy w zakresie transformacji cyfrowej?
• Czy wybrane rozwiązanie płacowe będzie spełniać wymagania planów ciągłości działania?
• Czy wybrane rozwiązanie płacowe oferuje wszystkie funkcje potrzebne do transformacji procesów obsługi listy płac i wspierania priorytetów działu IT?

Pamiętaj, że renomowany dostawca będzie wspólnie z Tobą pracował w celu zapewnienia, że wszyscy członkowie wewnętrznego zespołu, w tym interesariusze IT, uzyskają informacje oraz wsparcie podczas przejścia na rozwiązanie płacowe w chmurze.